När upphandlingen är publicerad är utrymmet för dialog och förändringar av förfrågningsunderlaget tämligen begränsade. Däremot har anbudslämnare rätt att ställa frågor och erhålla svar under anbudstiden.

Tyvärr upplever många upphandlande myndigheter det mer eller mindre besvärande att svara på många frågor. Oftast beror antalet ställda frågor under anbudstiden på kvaliteten av förarbetet inför upphandlingen och tydligheten i underlagen. Om upphandlingsunderlagets kvalitet är resultatet av bristande marknadsanalys, tjänstebeskrivning, behovsinventering och okunskap om branschförutsättningar kommer många frågor att ställas. Dessutom kommer frågorna bli svåra att besvara på ett kvalitativt sätt.

Nedan finns ett antal förhållningssätt som brukar gynna både köparen och säljaren under anbudstiden.  

 

Visa alla

Tidplan för upphandlingen

Bestäm en rimlig tid för att inkomma med anbud

  • Kräver anbudet många referenser. Ta med i beaktande att det tar tid att inhämta referenser.
  • Kräver anbudet många kvalitativa skrivna texter som tar omfattande tid att producera för leverantören.
  • Räkna med att många frågor kommer ställas och behöva besvaras.
  • Planera tidigt in tidpunkten för utvärdering och tilldelning samt avtalsstart.

Frågor och svar

Säkerställ informationsflödet

  • Före publicering, säkerställ att projektgruppen finns tillgänglig för frågor som måste besvaras under anbudstiden.

Ge tydliga svar på ställda frågor

  • Svara inte enbart med en hänvisning till en punkt i förfrågningsunderlaget
  • Kontakta frågeställare vid otydligheter och be om förklaringar

Snabbhet

  • Besvara frågor snabbt och löpande

Väldigt många frågor

  • Om det inkommer väldigt mycket frågor tyder detta på otydligheter i upphandlingsunderlagen som påverkar själva affären för anbudslämnarna. Förläng anbudstiden så att alla potentiella viktiga följdfrågor kan hinnas med.

Förändringar av upphandlingsunderlagen

Ändra upphandlingsunderlaget vid behov

  • Det är tillåtet att justera upphandlingsunderlaget under anbudstiden så länga inga väsentliga förändringar görs.
  • Var öppen för denna lösning. Det finns ingen anledning till att påtalade oklarheter kvarstår vid utvärdering, tilldelning och avtalstid.
  • Justeras upphandlingsunderlaget så förläng anbudstiden.
  • Uppdatera upphandlingsunderlaget direkt vid justeringar.

Avbrytande av upphandling

Avbryt vid behov

  • Märker upphandlande myndighet genom frågorna att upphandlingen är undermålig riskeras hela den kommande affären vilket försämrar möjligheterna till relevant leverans är det bättre att avbryta upphandlingen.
  • Varken köpare eller säljare kommer ha någon nytta av ett avtal som inte fungerar.
  • Relationerna mellan köpare och säljare kommer försämras under ett avtal som inte fungerar.

Utvärdering

Vem utvärderar anbuden

  • Så många som möjligt i Projektgruppen bör ingå i gruppen som utvärderar anbuden.
  • Påbörja utvärderingen så snart som möjligt.
  • Behöver det ske kompletteringar och får sådana ske.
  • Tänk på upphandlingssekretessen.

Tilldelning

Tilldelningsbeslut

  • Skriv tydliga och relevanta tilldelningsbeslut och protokoll. Skicka gärna ut alla protokoll, matriser och annat som varit del av utvärderingsprocessen.
  • Ring till anbudslämnare, både vinna och förlorare, före utskicket av tilldelningsbeslutet. Detta uppskattas och verkar ha en tendens att minska antalet överprövningar.