Förberedelsearbetet till en upphandling är den viktigaste fasen i en upphandlingsprocess. Här inventeras bland annat behov, krav, marknadsförutsättningar och målet med upphandlingen.

Ett undermåligt förarbete resulterar oftast i oklara kravställningar och målbilder. Som en effekt av detta leder oftast mindre förstudier till sämre fungerande avtal, leverans och partnerskap.

Den andra sidan av myntet är att vara en initierad, påläst och intresserad köpare. Köparen gör ordentliga inventeringar av hur nuvarande avtal fungerar, behoven upphandlingen ska täcka, mekanismerna på den aktuella marknaden.

 

Visa alla

Projektgruppen - Teamet för upphandlingen

Personer som absolut bör vara delaktiga i det förberedande arbetet är främst:

  • Beställaren
  • Inköparen
  • Referensgruppen
  • Brukaren av tjänsten
  • Projektledaren
  • Avtalsförvaltaren/Kategoriansvarig

Projektgruppens ansvarar för att säkerställa att rätt resurser och beslutsmandat kopplas till projektet. Projektgruppen ansvarar bland annat för upphandlingsprocessen samt inhämtande av sakkunskap, juridisk kompetens, förankring internt, kommunikation externt och uppföljningen.

Behovsbild

Vilket behov är upphandlingen tänkt att lösa? Att endast läsa det nuvarande avtalet och de förra upphandlingsunderlagen medför stor risk att de för dagen aktuella behoven inte kommer att tillgodoses. Oavsett verksamhetsområde som upphandlingen handlar om har det med all sannolikhet skett mycket på marknaden och de interna behoven sedan det förra avtalet tecknades. Behoven internt kan ha förändrats på grund av organisatoriska skäl och marknaden kan ha utvecklat nya typer av effektiva tjänster är exempel på förändringar som kan ha skett. Dessa förutsättningar måste analyseras mot dagens behovsbild.

Det är av stor vikt att samtliga i projektgruppen deltar aktivt när behovsbilden ska bestämmas. Att lämna över ansvaret för behovsinventering och behovsbild till en enskild upphandlare är inte lämpligt alls. En upphandlare har själv mycket sällan de insikter och verksamhetsmässiga kunskaper som krävs för att säkerställa behovsinventeringen.

Om behovsbilden inte ha förankring i verksamhetens faktiska behov kommer den kommande affären med all sannolikhet missa målet.

Målbild med affären

Det är viktigt för projektgruppen att bilda sig en tydlig bild av det mål man har med affären. Målbilden är mycket sällan att få ett avtal på plats, det är en formaliafråga. Målet med affären kan vara flera. Nedan är några exempel på vanliga målbilder.

Leverantörsmix

  • Önskas fler eller färre leverantörer
  • Önskas en annan typ av leverantörer än i dagens avtal

Leveranssäkerhet

  • Snabbare leverans
  • Träffsäkrare leverans

Effekthemtagningar

  • Egen högre effektivitet
  • Inköpt högre effektivitet

Kostnadsbesparingar

  • Lägre pris
  • Få ut mer av nuvarande prisbild
  • Betala mer för att få ännu högre kvalitet och effektivitet

Högre kvalitet

  • Definiera kvalitet
  • Verksamhetens värde av den högre kvaliteten

Personalstrategiska frågor

  • Utveckla partnerskap med bemanningsföretag för att nå vissa mål
    - Jämställdhet
    - Öka mångfalden

Vad ska köpas - Köpmönster

Det är viktigt att projektgruppen får en klar bild av det som ska köpas och vilket behov upphandlingen avser att täcka. Flera olika analyser måste göras och statistik ska inhämtas.

Syftet med analyser av tidigare köp är att få en bild av hur avtalet fungerar idag för båda parterna. Är det på detta sätt man önskar att det nya avtalet fungerar i framtiden? En av ambitionerna med dessa analyser är att hitta framgångsfaktorerna till det nya avtalet.

Dessa köp och köpmönster bör med fördel delas med de potentiella leverantörerna i förfrågningsunderlaget. Det ger anbudslämnarna möjlighet att räkna på affären på ett bättre sätt vilket även innebär att de enklare kan lämna sitt bästa pris.

Statistik

  • Vem köper vad, när, hur och varför
  • Inköp per leverantör
  • Inköp per tjänstetyp

Nuvarande avtal

  • Kvalitativ analys av erhållen leverans
  • Reklamationer
  • Avvikelser
  • Avtalstrohet hos båda parter

Upphandlingsstrategi

Det finns ett stort antal frågor köparen måste ställa sig när det gäller upphandlingsstrategi i det förberedande arbetet. Flera av frågorna handlar om hur man vill att det framtida avtalet ska fungera och hur upphandlingen ska göras. Det är viktigt att ta med dessa frågeställningar när man gör sin marknadsanalys så att de potentiella leverantörerna kan bidra med information om hur marknaden fungerar i leveransen.

  • Olika typer av anbudsområden
  • Eventuella optioner
  • Avropsmekanismer vid ramavtal
  • Utformningen av avtalet
  • Allmänna och särskilda kravområden
  • Typ av upphandlingsförfarande
  • Uppföljning av det kommande avtalet

Dialog

I det förberedande arbetet till en upphandling är det viktigt att inhämta information från marknaden och till viss del även dela med sig av information. Dialog kan man ha ända fram till publicering av upphandlingsdokumenten och rekommenderas starkt.

Dialog kan man ha med flera parter, inte bara sina nuvarande leverantörer. Det är klokt att bjuda in andra leverantörer av tjänsten, branschorganisationer, leverantörsföreningar och andra sammanslutningar som kan bidra med konkret information om tjänsten som ska köpas in.

Dialogen är en viktig del av marknadsanalysen. Det är i marknadsanalysen köparen kan stämma av sina behov och krav jämte utbud och marknadsförutsättningar. Allt från tjänsteutbud, prisbild, marknadstrender och möjliga leverantörer till leveranskapacitet och avtalsvillkor kan stämmas av och analyseras i denna dialog.

Det finns en mängd olika sätt att arbeta med denna informationsinhämtning. Det bästa resultatet av dialogen får man med kombination av flera aktiviteter.

Hearing

Hearing innebär att köparen bjuder in till öppen föredragning. Oftast sker en hearing i köparens lokaler men kan mycket väl sker hos till exempel en branschorganisation. Representanter från köparen som bör delta är upphandlare, beställare och verksamhetschefer.

  • Berätta om kommande upphandlingar
  • Berätta om framåtskridande i upphandlingsarbetet
  • Be om input från branschen i allmänna och specifika frågor

RFI

Request For Information (RFI) innebär att köparen ber marknaden inkomma med synpunkter eller information skriftligt före en upphandling. Vissa RFI är allmänt hållna och vissa mer detaljerade. Många RFI:er innehåller frågor om marknadspriset just nu, hur leverans kan tryggas och vad som är rimliga avtalsvillkor.

När en RFI skickas ut är det viktigt att tillräckligt med tid ges för potentiella leverantörer att svara på den. Dessvärre har vi sett att köpare skickar ut en RFI utan att beakta svaren som inkommit. Det är högst olyckligt då möjliga leverantörer inom flera olika tjänster och varor kommer sluta besvara köparens RFI:er vilket innebär ett kunskapstapp för köparen.

Exempel på frågeställningar i en RFI:

  • Kan marknaden leverera tjänsten man önskar
  • Hur ser förutsättningarna ut för lyckad leverans ut
  • Rimliga avtalsvillkor
  • Andra typer av lösningar, t ex funktion eller in- och outsourcing
  • Närliggande tjänster som kan vara av intresse
  • Vilka branschspecifika förutsättningar finns det
  • Regionala speciella förutsättningar
  • Prismodeller
  • Rimliga viten

Extern remiss

Extern remiss innebär att köparen skickar ut hela sitt färdiga upphandlingsunderlag på remiss till marknaden. Detta kan ske genom de traditionella upphandlingssystemen och med hjälp av en branschorganisation. Syftet är att när köparen anser sig vara färdig vill köparen inhämta de sista synpunkterna från marknaden till sitt kommande köp.

Externa remisser uppskattas av många leverantörer under förutsättning att de lämnade synpunkterna beaktas. Extern remiss tar en del tid för leverantören att göra vilket måste respekteras av köparen. Samtidigt är extern remiss ett mycket effektivt och träffsäkert sätt för köparen att erhålla den sista och oftast väsentliga inputen till sitt slutliga upphandlingsunderlag. Flera upphandlande myndigheter skickar även sin externa remiss till branschorganisationer för att erhålla en branschövergripande bild av sin kommande affär. Branschorganisationen kan även stödja med informationsspridning av den externa remissen. 

Leverantörsmöten

Ett utmärkt sätt att få en bra bild över marknad, tjänsten, leveransförutsättning och mycket mer är personliga möten med leverantörer i branschen man avser göra ett köp i. Dessa möten sker enskilt mellan leverantören och köparen. I vissa branscher finns en mindre väl utvecklad relation mellan köpare och säljare varför det ofta är en god idé att träffa samma leverantör mer än en gång. Tillit mellan parterna medför ökad öppenhet. 

Deltagare på köparsidan vid denna typ av enskilda möten bör så många från Projektgruppen som möjligt. Detta ger bästa förutsättningar för att samtalet ska kunna kretsa om hela den kommande affären.

Det är även viktigt att inte bara nöja sig med att träffa sina nuvarande leverantörer. En mix av möjliga leverantörer är bäst. Nedan finns några förslag på typ av leverantörer i denna mix.

Exempel:

  • Lokala leverantörer
  • Regionala leverantörer
  • Nationella leverantörer
  • Internationella leverantörer
  • Företag med bred tjänsteportfölj
  • Företag med specialiserad tjänsteportfölj

Krav på leverantören

Ett mycket viktigt område att analysera och besluta om i förberedelsearbetet är vilka formella krav man ska ställa på leverantören. Dessa krav måste vara anpassade efter tjänsten som man ska köpa. Kraven ska gälla för alla de möjliga anbudsgivarna och vissa krav kan sedan föras över till avtalet. Det är tyvärr ofta man ser krav som är alldeles för allmängiltiga och uddlösa vilket medför att kraven inte medför något värde för köparen.

Krav på antal års erfarenhet av leverans av tjänsten

Vissa köpare vill att de potentiella leverantörerna har en viss längd på erfarenhet av bemanningstjänster. Oftast kommer detta till uttryck genom att ställa krav på referenser men ibland finns krav på hur länge företaget funnits och bedrivit verksamhet inom området som upphandlingen avser.

Exempel:
Anbudslämnaren skall ha minst tre års erfarenhet av personaluthyrning inom vård. Som bevis för detta skall till anbudet bifogas de två senaste årens årsredovisningar. Anbudslämnaren skall även verifiera detta genom att kryssa i JA/NEJ nedan.

Omsättningskrav på leverantören

Det blir vanligare förekommande att det ställs krav på viss uppnådd omsättning hos anbudsgivaren. Som huvudregel kan sägas att omsättningskravet inte får överstiga 2 gånger avtalsvärdet.

Exempel:
Årlig omsättning (leverantören själv eller tillsammans med underleverantör/er) ska uppgå till minst åtta miljoner SEK under 2015. Om ett gemensamt anbud lämnas ska kravet på omsättning uppfyllas gemensamt av de leverantörer som ingår i det gemensamma anbudet.

Referenskrav

Att begära in referenser är ett vanligt sätt att styrka en anbudlämnares erfarenhet. Tyvärr händer det att de referenskrav som ställs är för snäva eller för allmängiltiga. Det finns exempel där en upphandlande myndighet ställt krav på ett stort antal referenser och att samtliga ska avse offentlig sektor. Detta riskerar att begränsa antalet anbudslämnare och inte möjliggöra för bästa konkurrens. Personaluthyrning av t ex ekonomer skiljer sig inte nämnvärt mellan privat eller offentlig marknad.

Det är viktigt att anpassa sina referenser utefter sitt eget köp och förutsättningar. 

Exempel: Referensuppdrag för kvalificering av företaget.

Anbudsgivaren ska ange tre (3) aktuella (senaste 3 åren) referenser. Referensen ska avse bemanningstjänster inom något av delområdena som omfattas av denna upphandling. Minst en (1) av referenserna ska avse ett ramavtal eller annat längre avtal med offentlig sektor.

Frågor till referenter: Anbudsgivaren har i refererat bemanningsuppdrag visat mycket god förmåga att:

  • presentera kandidater med för uppdraget rätt kompetens
  • leverera beställd tjänst i rätt tid
  • samarbeta vid genomförande av uppdrag
  • med kvalitet och engagemang genomföra uppdraget till full belåtenhet och att
  • detta talar för att anbudsgivaren ska kunna utföra nu påtänkt avtal på ett effektivt och fördelaktigt sätt
  • Kvalitets-, hållbarhets- och miljöarbete

Oavsett typ av tjänst eller vara som upphandlas idag ställs olika former av krav gällande främst kvalitet och miljö. Hållbarhetsfrågor och CSR blir vanligare och vanligare. Flera upphandlande myndigheter har policys om att denna typ av processer ska finnas hos sina leverantörer. Dessvärre är det dock väldigt sällan denna typ av krav följs upp och arbetas aktivt med hos köparen. Fler och fler röster i upphandlingssammanhang anser att om köparen inte avser att följa upp denna typ av krav bör de inte ställas.

När köparen väljer vilka krav inom detta område som ska ställas är det viktigt att kraven utformas efter tjänsten som ska köpas.

Exempel: Kvalitetsarbete

Anbudsgivaren ska tillämpa dokumenterade kvalitetssäkringsrutiner som säkerställer att överenskommen kvalitet uppnås, antingen i form av gällande ISO-certifiering eller i form av ett eget dokumenterat kvalitetssystem.

Anbudet ska innehålla intyg om certifiering eller en redovisning av hur anbudsgivaren arbetar med kvalitetssäkring av sin verksamhet. Av redovisningen ska det framgå:

  • Namn på kvalitetsansvarig
  • Senaste uppdateringen av styrande dokument
  • Kvalitetspolicy
  • Beskrivning av metoder som används för att fortlöpande verifiera och validera organisationens processers/tjänsters prestanda så att de motsvarar kundernas behov och krav
  • Hur det aktuella uppdraget kommer att kvalitetssäkras

Exempel: Miljöarbete

Anbudsgivaren ska i sitt arbete för Pensionsmyndigheten sträva efter att effektivisera och minska förbrukningen av naturresurser samt välja miljöanpassade alternativ vid val av produkter och tjänster. Anbudsgivaren bör ha ett miljöledningssystem enligt ISO 14001 eller motsvarande.

Anbudet ska innehålla:

Intyg om eller en redovisning av hur anbudsgivaren arbetar med miljöfrågor i sin verksamhet. Av redovisningen ska framgå:

  • Namn på miljöansvarig
  • Senaste uppdateringen av styrande dokument
  • Miljöpolicy

Exempel: Krav på social hållbarhet

Anbudsgivaren ska bifoga ett dokument kring hur man systematiskt arbetar med mångfald i processens samtliga steg för att säkerställa en mångfald avseende ålder, kön och utländsk bakgrund i presentation av kandidaterna. Beskrivningen kommer att bedömas enligt 6.1.

  • Särskilda branschkrav

Krav på olika former av branschutbildning kan ställas:

Exempel: Genomgått särskild branschutbildning

Minst en person i ledande ställning som har genomgått Bemanningsföretagens särskilda auktorisationsutbildning eller likvärdig utbildning. Anbudslämnaren skall inkomma vid anbudslämningen med intyg om detta.

Priser

Köparen måste bestämma vilken typ av prissättning som ska användas i sitt kommande avtal och affär. Bemanningstjänster brukar nästan alltid köpas per timme. Dock finns det olika sätt att prissätta timmarna och ersättningen till leverantören. Det finns en mängd olika sätt att ta in priser på. Nedan redogörs för de mest förekommande i bemanningsupphandlingar.

Inom vårdbemanning är det mycket viktigt att ersättningar för jour, ob, reseersättning, traktamente och liknande tas med.

Varje avtal bör koppla någon form av index för prisuppräkningar. Leverantörernas kostnader ökar varje år för bland annat ökade lönekostnader. SCB har flera olika index som kan vara användbara. Undvik dock att använda begränsningar av hur stor förändringen av indexet ska vara för att det ska ske en prisjustering. Detta lägger onödig ekonomisk risk på leverantören.

Enkelt pris per timme

  • Anbudslämnaren ska lämna pris per timme för varje typ av konsult som omfattas av kravspecifikationen.

Exempel:
Pris ska anges i svenska kronor (SEK), exklusive mervärdesskatt i Bilaga 1, prisbilaga. Priset ska anges i form av ett fast pris per timme, normal arbetstidsvecka för läkare mån-fre kl 8-19 och sjuksköterskor kl 7-19.

Ange timpriset i hela kronor, i annat fall förbehåller sig landstinget rätten att räkna upp eller ner angivet timpris enligt följande avrundningsregler:

0 öre t o m 49 öre avrundas nedåt och 50 öre t o m 99 öre avrundas uppåt.

Angivet pris ska inkludera samtliga kostnader anbudsgivaren har för att utföra sitt uppdrag. Boende, restid och reskostnad ersätts ej separat.

Förutbestämt pris

  • Köparen har bestämt vilket pris som gäller. Detta innebär att köparen måste utvärdera anbuden till 100 % på andra aspekter än pris.

Exempel:
Priset för Ekonomiassistent nivå 1 är bestämt till 273 kr i timmen.

Exempel:
I denna upphandling tillämpas faktorprissättning. Den av Beställaren satta faktorn på 2,0 skall vara gällande under hela avtalstiden inklusive eventuella förlängningsperioder.

Takpris

  • Köparen bestämmer ett maximalt pris för vad varje konsultkategori får kosta

Exempel:
Anbudsgivarens pris får ej överstiga de nivåer som framgår i kolumn D i Bilaga 3 Prisuppgifter. Lämnar anbudsgivaren ändå högre priser än tillåtet kommer Beställaren att fastställa anbudsgivaren priser till de högsta tillåtna priser enligt Bilaga 3 Prisuppgifter.

Golvpris

  • Köparen bestämmer ett pris som inte får understigas för varje konsultkategori.

Exempel:
Anbudsgivaren ska ange sina priser nedan för respektive kompetens. Priserna ska anges i SEK exklusive moms. För respektive kompetens finns ett angivet golvpris som måste överstigas. Priserna anges i heltal, priser som anges med decimaler kommer att avrundas uppåt till närmaste heltal.

Prisintervall

  • Prisintervall innebär att köparen anger en lägsta och en högsta nivå på priset för varje konsultkategori.

Exempel:
Anbudslämnaren skall lämna priser i enlighet med bestämda prisintervall för varje position. Exempel: Prisintervallet för Sekreterare är bestämt till 287 kr/h till 324 kr/h. Priser som inte ligger inom prisintervallen kommer automatiskt bestämmas till det högsta värdet i intervallet.

Faktorpris

  • Faktorpris innebär att anbudsgivaren anger ett påslag på den för uppdraget aktuella konsultens faktiska timlön exklusive alla skatter och avgifter. Vid inhyrning av konsulter inom LO kollektivet är detta regel i kollektivavtalen. Faktorpris blir dock vanligare för bemanning av tjänstemän.
     
  • Faktorpris fungerar på följande sätt. Anta att en konsult som arbetar som projektadministratör har en timlön enligt dennes anställningsavtal på 150 kr. Anbudsgivaren har lämnat anbud och erhållit kontrakt på faktornivån 2,3. Detta ger köparen ett pris på 345 kr per timme (150 x 2,3).

Exempel:
Priset vid leverans skall baseras på den tilltänkta bemanningskonsultens månadslön enligt dennes gällande anställningsavtal dividerat med 171. Kvoten av den beräkningen skall sedan multipliceras med den avtalade faktorn för leverantören. Produkten av den beräkningen skall utgöra priset för Köparen för den enskilda leveransen.

Exempel:
Leverantör A har ett avtalat faktorpris på 2,14 för sina bemanningskonsulter. Bemanningskonsulten har enligt sitt anställningsavtal en månadslön om 27 000 kr.

Uträkning av priset till Köparen:

27 000/171 = 161

161 x 2,14 = 345

Priset som ska gälla för denna unika leverans blir således 345 kr i timmen.

Det sätt köparen bestämmer prisangivelserna i en bemanningsupphandling är synnerligen viktig för den kommande affären. För att bestämma ett förutbestämt pris krävs ingående insikter i bemanningsbranschen för att hitta rätt relevant prisläge. Blir det förutbestämda priset för lågt kommer det kommande avtalet och leveransen inte fungera särskilt väl. Vid icke relevanta golvpriser har vi sett exempel på upphandlingar där merparten av anbudsgivare lämnat just golvpriset. Resultatet har blivit att stora delar av upphandlingen behövts lottas.

Utvärderingsmodell

I upphandlingsrätten finns egentligen bara två olika sätt att utvärdera anbud och välja leverantörer efter. De är lägsta pris eller ekonomisk mest fördelaktiga med hänsyn på uppställda kvalitetsaspekter. Lägsta pris upphandlingar har för många en negativ innebörd och klang. Det hävdas på sina håll att en lägsta prisupphandling inte kan omfatta kvalitativa inslag. Detta är fel. En köpare kan stipulera ett antal absoluta krav för olika former av kvalitet och sedan utvärdera på lägsta pris. Däremot är det ofta svårt för en person utanför branschen att ta fram egna, verkningsfulla och mervärdeskapande kvalitetsmodeller.

Den typ av kvalitetsaspekter som oftast används i utvärdering inom bemanning är leveranssäkerhet, arbete vid reklamationer, kontinuitet i uppdraget och medlemskap i Bemanningsföretagen.

Ekonomiska mest fördelaktiga

Exempel 1:
Följande utvärderingskriterier kommer att utvärderas och viktas enligt nedanstående krav.

Utvärderingskriterier

Viktning

Pris

35 %

Referenser

35 %

Muntlig presentation

30 %

Summa

100 %

Det för Köparen mest fördelaktiga anbudet med hänsyn till ovanstående kriterier kommer att antas. Metod för poängsättning redogörs separat för respektive utvärderingskriterium. Anbudet med högst viktad Anbudssumma i respektive Område kommer att tilldelas kontrakt i respektive Område.

Exempel

Utvärderingskriterier

Viktning

Erhållen poäng Leverantör A

 

Viktat värde

Pris

35%

10

3,5

3,5

Referenser

35%

7,44

2,6

2,6

Muntlig presentation

30%

7,25

2,18

2,18

Anbudssumma

100%

   

8,28

Exempel 2:
De anbudsgivare som uppfyller samtliga ska-krav går vidare till anbudsutvärderingen.

Köparen tillämpar en reduktionsmodell i utvärderingen och kommer att anta det anbud som har lägsta jämförelsepris. Jämförelsepriset uträknas enligt följande:

Anbudspris (från bilaga 5 Prisbilaga) minus eventuella reduktioner = jämförelsepris.

Exempel:
Anbudsgivaren har i prisbilagan fyllt i efterfrågade prisposter och erhållit ett anbudspris om 10 000 000 SEK. Samma anbudsgivare har efter genomgång av samtliga reduktioner erhållit totalt 2 000 000 SEK i avdrag. Jämförelsepriset blir således 10 000 000 minus 2 000 0000, vilket blir 8 000 000 SEK i jämförelsepris.

Reduktionerna som är möjliga att erhålla är (utvecklas ytterligare nedan):

  • Beskrivning av process för att proaktivt arbeta för att korta tiden från avrop till tillsättning av konsult: 500 000 kr reduktion
  • Process för felavhjälpning: 500 000 reduktion
  • Presentationsmöte: 250 000 reduktion
  • Auktorisation i Bemanningsföretagen eller liknande branschförening: 750 000 reduktion

Lägsta pris

Exempel 1:
Vid utvärderingen av de inkomna anbuden kommer som mest tre anbud, som erbjuder lägsta pris per delområde, att antas. De tre anbudsgivarna med lägsta pris kommer att tilldelas kontrakt med rangordning efter pris. Har fler anbudsgivare erhållit samma pris, kommer vinnande anbud utses genom lottning.

Exempel 2:
Pris 100 %, dvs lägsta pris. Den anbudslämnare som lämnar lägst prisfaktor rangordnas nummer 1, anbudslämnare med näst lägst pris rangordnas nummer 2 och så vidare tills avropsordningen är fylld.

Kommersiella villkor

Ett avtalsförhållande pågår under flera år. Därför måste villkoren för affären fungera för båda parterna. Alltför ofta publiceras upphandlingar där de kommersiella villkoren är strömlinjeformade för att täcka så många typer av tjänster som möjligt. Detta får till följd att villkoren kan vara i direkt motverkan till förutsättningarna för god leverans i olika branscher. Det är oftast klokt att designa stora delar av de kommersiella villkoren utefter den specifika affärens förutsättningar. Branschföreningen Bemanningsföretagen har tagit fram standardvillkor för personalinhyrning, ABPU-10. I dessa kan en upphandlare finna många villkor som är anpassade för just tjänsten personalinhyrning.

Affärsvillkoren måste vara jämbördiga när det gäller bland annat riskfördelningen. Att lägga all form av ekonomisk risk på leverantören är varken klokt eller rättvist. Detta kan även medföra att leverantörer avstår från att lämna anbud.

Begränsa skadeansvar

Ett skadeståndsansvar måste begränsas till något belopp. Det finns inga försäkringar som en leverantör kan teckna som saknar ett tak för hur högt ett skadeståndsansvar kan vara.

Exempel:
Leverantören ansvarar för direkta skador som vållats beställaren pga fel eller försummelse av leverantören eller av leverantören uthyrd personal. Skadeståndsansvaret omfattar endast direkt skada och således ej följdskada, allmän förmögenhetsskada eller indirekta skador såsom ex. vis utebliven vinst. Leverantörens ansvar är begränsat till 5.000.000 SEK per år.

Rimliga och konsekventa viten

Viten skall inte användas för att straffa leverantören för minsta lilla avvikelse. Viten ska användas för aspekter i avtalet och leveransen som är av hög vikt för köparen. Viktigt är även att köparen effektuerar viten och inte endast slentrianmässigt utkräver viten. Alla leverantörer ska behandlas på samma sätt.

Exempel:
Vite utgår om leverantören inte kan fullgöra sitt åtagande, d v s förmedlad läkare och/eller sjuksköterska uteblir från tjänstgöring eller ej kan utföra uppdraget pga av bristande kompetens, samarbetssvårigheter eller sjukdom. Vite utgår med 1000 kr per händelse. Akut sjukdom eller vård av barn medför att vite ej behöver erläggas. Akut sjukdom eller vård av barn ska kunna vidimeras med sjukintyg.

Leveranskrav

En av ett avtals viktigaste parametrar är själva leveransen. I de kommersiella villkoren ska rutiner och krav för beställning, leverans och godkännande av leverans tydligt framgå. Båda parter måste vara väl insatta i samtliga regler för leveransen.

Exempel:

  • När är sista tidpunkt för svar på beställning
  • När är uppdragets start och hur långt sträcker det sig
  • Specificering av konsultens kompetens
  • Ska CV eller annat verifikat bifogas svar
  • Avrop enligt rangordning eller förnyad konkurrensutsättning
  • Regler för godkännande av leverans och påkallande av leveransbrist
  • Regler för återkallande av avrop

Branschspecifika aspekter

Bemanningstjänster har precis som många andra tjänsteleveranser vissa branschspecifika egenskaper som måste uppmärksammas och hanteras av köpare av dessa tjänster. Här listas ett antal som det ofta uppkommer frågor kring.

Kontorsbemanning

  • Arbetsledning sker alltid av kunden och inte av leverantören

Exempel:
Det åligger Kunden att ansvara för arbetsledning av Uthyrd person, att ansvara för kontroll och uppfölj­ning av den uthyrdes arbete samt att lämna erfor­derliga instruktioner, information samt tillhandahålla arbetsplats och nödvändig utrustning som behövs för Uthyrd persons arbetsuppgifter.

Kunden förbinder sig att behandla Uthyrd person rätt­vist och jämlikt i relation till sina egna arbetstagare och i enlighet med lag och god sed på arbetsmarknaden.

Vårdbemanning

  • Arbetsledning sker alltid av kunden och inte av leverantören

Exempel:
Det åligger Kunden att ansvara för arbetsledning av Uthyrd person, att ansvara för kontroll och uppfölj­ning av den uthyrdes arbete samt att lämna erfor­derliga instruktioner, information samt tillhandahålla arbetsplats och nödvändig utrustning som behövs för Uthyrd persons arbetsuppgifter.

Kunden förbinder sig att behandla Uthyrd person rätt­vist och jämlikt i relation till sina egna arbetstagare och i enlighet med lag och god sed på arbetsmarknaden.

Vårdgivare

En leverantör av vårdbemanning kan aldrig vara vårdgivare. Tyvärr förekommer detta krav i vissa vårdbemanningsupphandlingar.