När den formella delen av upphandlingen är avklarad och avtalet är undertecknat startar det viktiga arbetet med att få en fungerande affär på plats.

 

 

Visa alla

Avtalsimplementering

Internt hos köparen:

Avtalsmöten

  • Träffa och berätta för alla beställare om avtalet och dess mekanismer
  • Tydliggör syftet och målet med upphandlingen
  • Påtala avtalstrohet och sanktioner för brott mot avtalet

Avtalsdatabas

  • Publicera med rätt sökord
  • Enkla och tydliga avropsrutiner
    • Beställningar som inte omfattas av avtalet
      • Ska bred tolkning av avtalet ske
      • Direktupphandling
    • Mallar för beställningar
    • E-post lådor för beställningar
  • Projektgrupp träffar leverantörerna

Externt med leverantörerna:

  • Bjuda in alla leverantörer till samtal
  • Gå igenom målbild och ambitioner
  • Fråga efter leverantörernas ambitioner och mål med affären
  • Fråga efter eventuella oklarheter
    • Behov av tillägg till avtalet?
      • Väsentlig förändring?

Avtalsdagar

  • Kontaktförmedling
    • Beställare
    • Leverantören
    • Eskaleringskontakter

Uppföljning

Avtalstrohet

Rangordning:

  • Avropas allt med respekt till rangordningen
  • Avvikelser
  • Uppfylls leveranstiderna och leveranskvalitet
  • Antal avrop som de facto levereras

Förnyad konkurrensutsättning:

  • Instruktionsmallar
  • Utvärderingsmodeller vid avrop
  • Kontaktvägar
  • Utvärdera och förbättra modeller för förnyad konkurrensutsättning

Analysera köp utanför avtalet:

  • Vid behov lägga till tjänster till avtalet om möjligt
  • Överväga en kompletterande upphandling

Samverkansmöten

Det är viktigt att projektgruppen hos köparen och kundteamet hos säljaren är representerade vid olika former av samverkans- eller avtalsmöten. Alla deltagares reflektioner är värdefulla för att förbättra och utveckla partnerskapet i affären.

Bestäm möten med leverantörer med kortare intervall under avtalets första år:

  • Stöd varandra i implementeringen av avtalet, det ligger i båda parters intresse
  • För protokoll och aktivitetslista

Årliga avtalsmöten:

  • Analysera hur samarbetet funkar
  • Förbättringsåtgärder och planer
  • Driva gemensamma projekt för högre kvalitet, effektivitet eller andra utvecklingsprojekt
  • För protokoll och aktivitetslista

Sanktioner

Viten:

  • Konsekvent utkrävande av viten vid överträdelser

Skadestånd:

  • Håll dialog med leverantören och kräv förbättring före skadestånd
  • Säkerställ korrekt dokumentation och dela med leverantören

Hävning av avtal:

  • Säkerställ korrekt dokumentation och användandet av avtalet eskaleringsmodell
  • Håll leverantören informerad löpande

Statistik och nyckeltal:

  • Jämför egen och leverantörernas statistik
  • Utveckla statistik tillsammans med leverantörerna för gemensam nytta
    • Antal förfrågningar
    • Andel utbytta konsulter som konsekvens av reklamation
    • Andel förfrågningar som besvarats inom svarstiden
    • Andel förfrågningar som ej besvarats inom svarstiden
    • Sjukfrånvaro

Inför ny upphandling

  • Kartlägg utfallet av pågående affär jämte målbilden
  • Interna diskussioner om förbättringar till nästa avtal
  • Samtal med nuvarande leverantörer om förbättringar till nästa avtal