Nio råd till upphandlare av vårdbemanning

Vårdbemanning upphandlas löpande av de flesta kommuner och landsting runtom i landet. Många köpare får prisvärda tjänster av hög kvalitet som de är nöjda med. Men vissa misslyckas med sina upphandlingar. Här är några av råd som branschorganisationen Bemanningsföretagen ger till köpare av vårdbemanningstjänster:

  1. Kunskap och dialog: Bristande kunskap om marknadens förutsättningar är ett vanligt problem när man upphandlar vårdbemanning. Marknaden är ofta lokal, och priser och tillgänglighet av resurser varierar geografiskt. Företagen på din marknad kan berätta mer om du kontaktar dem. Fråga om var de största bristerna på personal finns på marknaden - det är ofta här man behöver samråda för att få till en fungerande upphandling.
  2. Dialog: Det viktigaste för att få ett bra upphandlingsresultat är att föra dialog med marknaden. Detta kan ske genom att bjuda in företag till dialogmöten, enskilda möten och att skicka ut frågor. Branschorganisationen Bemanningsföretagen kan hjälpa till med kontakter eller anordna sammankomster.
  3. Kopiera inte: Kopiera inte någon annans upphandling. Varje upphandling har sina specifika förutsättningar. Det kan finnas väsentliga variationer lokalt och regionalt. Priser varierar pga. tillgång på kompetens, leverantörsmix i olika geografiska områden. Det som funkar i ett geografiskt område kan misslyckas i ett annat. I en region med bra kommunikationer kan det fungera att upphandla centralt, i en mer splittrad region kan uppdelade regionupphandlingar vara bättre.
  4. Extern remiss: Detta innebär att upphandlaren skickar ut det hela färdiga förfrågningsunderlaget för remiss till marknaden. På detta sätt erhåller köparen konkret och kompetent input från marknaden. Dessutom hinner leverantörerna förbereda sig för att ge bra anbud.
  5. Försiktig med fastpris: Om du upphandlar på fast pris, se till att du har mycket god kunskap om marknadspriserna lokalt och regionalt. Fastprisupphandlingar riskerar annars att hamna för lågt och stå utan leverantörer eller med bristande leverans. Det bästa sättet att få fram information om marknadspriser är att föra dialog med olika leverantörer. Var medveten om att marknadspriser kan förändras snabbt när brister uppstår.
  6. Gör om, gör rätt: Har du ett avtal som inte fungerar bör du föra dialog med marknaden om att göra en ny upphandling. Acceptera inte stora köp utanför avtal - då är det dags att göra en ny upphandling.
  7. Viten är kortsiktiga: Ogenomtänkta viten skrämmer bort många seriösa leverantörer. Ibland uppstår akut brist och personal står inte att finna ens på mycket höga ersättningsnivåer om tusentals kronor i timmen. Att då vitesbelägga är ingen långsiktig lösning. Viten måste vara anpassade efter tjänsten och förutsättningarna för leverans.
  8. Framförhållning: Ha framförhållning när du upphandlar. Har du inte det - kontakta branschorganisationen för att ta del av andras kunskap. En snabbremiss är bättre än ingen alls. Att upphandla vårdbemanning kan vara en utmaning. Att göra en sådan upphandling utan insikter och kompetens medför stora risker för ett mindre lyckat framtida avtal och partnerskap.
  9. Upphandla fler tjänster för att undvika brister: Rekryterings- omställnings- och bemanningsföretag har ofta fler tjänster att erbjuda som kan underlätta vid personalbrist. Tjänster som att planlägga och dela bristkompetenser inom en region, att rekrytera utomlands, att kompetensplanera eller utvecklas till en mer attraktiv arbetsgivare kan också upphandlas och ge lägre kostnader på sikt. Upphandla inte bara inhyrning, utan för en dialog med marknaden om vilka fler tjänster som kan upphandlas utifrån era behov.